Departamento de Administración de Personal

Servicios y Trámites - Administración de

Personal

Dirección de Gestión del Capital Humano - Administración de Personal

Universidad Simón Bolívar (USB)

1. Descripción

La Dirección de Gestión del Capital Humano de la Universidad Simón Bolívar (USB), a través

del área de Administración de Personal, es la unidad estratégica encargada de planificar,

coordinar y ejecutar todos los procesos administrativos vinculados a la trayectoria laboral de

nuestros trabajadores. Nuestra labor abarca desde el ingreso e inducción, pasando por el

seguimiento de la carrera funcionarial, los beneficios y la formación, hasta el egreso de los

empleados. Actuamos como garantes de que todos los trámites se realicen conforme a la

normativa legal y los lineamientos internos de la Universidad, asegurando que las gestiones

sean claras, equitativas y orientadas al bienestar de la comunidad universitaria.

2. Misión

Gestionar de manera integral y eficiente el ciclo de vida laboral del talento humano de la

Universidad Simón Bolívar, brindando un servicio administrativo transparente, oportuno y

apegado a la normativa legal. Buscamos asegurar el respeto a los derechos de los trabajadores,

optimizando los trámites y ofreciendo el soporte necesario para el cumplimiento de los objetivos

académicos e institucionales de nuestra casa de estudios.

3. Visión

Ser una unidad administrativa de excelencia dentro del sector universitario nacional, reconocida

por su agilidad, transparencia e innovación en la gestión de procesos de personal. Aspiramos a

ser un pilar fundamental en la promoción del bienestar laboral y el desarrollo profesional de

todos los que hacen vida en la Universidad Simón Bolívar, utilizando herramientas tecnológicas

y procesos simplificados centrados en el usuario.

4. Desarrollo de los Procesos Administrativos

A continuación, detallamos los servicios que ofrecemos. En cada proceso, contarás siempre con

el apoyo y la validación de un personal del área, quien se encargará de estudiar tu caso, guiarte

y asegurar que tu solicitud cumpla con todas las normativas legales y administrativas.

4.1. Contratación e Ingreso de Personal

Objetivo del proceso: Formalizar legal y administrativamente el inicio o la renovación de la

relación laboral del trabajador temporal con la institución.

Explicación: En esta fase, ingresamos toda tu información al sistema central de nómina y

recursos humanos, validando los recaudos exigidos para abrir tu expediente laboral de manera

paralela a la firma de tu contrato. Tras dos (2) años de servicio ininterrumpido, el trabajador

contratado adquiere el derecho de postular a concursos de personal fijo.

Requisitos de la Oferta de Servicio (Ingreso de Personal):

● 1. Resumen Curricular: Actualizado (1 juego).

● 2. Fotografía: Una (1) fotografía de frente reciente tipo carnet (no digitalizada).

● 3. Cédula de Identidad: Fotocopias legibles (presentar el documento original para

cotejo).

● 4. RIF: Fotocopia del RIF vigente.

● 5. Certificado de Salud: Emitido por un Centro de Salud adscrito al Ministerio del Poder

Popular para la Salud, con vigencia no mayor a tres (3) meses.

● 6. Certificado de Salud Mental: Suscrito por un Psicólogo Colegiado en el formato

establecido por la Federación de Psicólogos de Venezuela, con vigencia no mayor a tres

(3) meses.

● 7. Títulos Académicos: Bachiller, T.S.U., Universitaria, Post-grado, Maestría o

Doctorado (original y copia). Los títulos universitarios deben presentarse debidamente

registrados en la Oficina Principal de Registro Público.

● 8. Notas Certificadas: Original y copia simple de calificaciones.

● 9. Constancias de Estudios: Constancias de estudios formales y cursos realizados

(original y copia).

● 10. Experiencia Laboral Previa: Constancias de trabajos anteriores detalladas,

indicando expresamente número de teléfono de la empresa y supervisor inmediato

(original y copia).

● 11. Cartas de Referencia: Tres (3) cartas de referencia personal/laboral que deben

contener: nombre y apellido del recomendante, cédula de identidad, profesión u oficio,

teléfono y dirección de ubicación (original, copia y anexo de fotocopia de cédula del

referente).

● 12. Administración Pública: En caso de poseer experiencia en la Administración

Pública, anexar la forma F.P.023 (original y copia).

● Cuenta Bancaria: De poseer cuenta en el Banco Mercantil, consignar dos (2) copias de

cheque o libreta donde se detalle claramente el número de cuenta bancaria.

Lista de Recaudos y Expediente de Afiliación:

● Planilla de oferta de servicio formalizada.

● Planilla de inscripción-afiliación (D.A.S. - MPPEU).

● Cédulas de identidad de todos los amparados / carga familiar.

● Partida de nacimiento del titular (en caso de afiliar a sus padres).

● Partida de nacimiento de los hijos(as) menores de 9 años.

● Acta de matrimonio o constancia de unión estable de hecho.

● Carnet emitido por el CONAPDIS (en caso de hijos con discapacidad).

● Informe médico actualizado.

● Rutagrama institucional debidamente completado.

● Planilla de inclusión al SSO (Seguro Social Obligatorio).

● Registro de Información Fiscal (RIF) vigente.

● Certificado de salud y certificado de salud mental vigentes.

● Currículum Vitae con soportes probatorios.

● Punto de Cuenta institucional / Solicitud de Contratación.

● Título(s) obtenidos y registrados.

● Número de cuenta bancaria para pago de nómina.

● Lista de requisitos adicionales según el cargo a desempeñar.

Normativas y Disposiciones de la Oferta de Servicio:

● A. Presentación de Documentos: Los documentos deben ser presentados en original y

copias; los originales servirán de soporte para validación y serán devueltos

inmediatamente, en tanto que las copias permanecerán archivadas en el expediente,

siendo de uso estrictamente confidencial del Departamento de Administración de

Personal (las copias no podrán ser regresadas al solicitante).

● B. Verificación de Información: El aspirante autoriza formalmente a la Universidad

Simón Bolívar a verificar toda la información suministrada, perdiendo su solicitud toda

posibilidad de ser considerada si se determina falsificación, omisión o cualquier

distorsión de los datos.

● C. Falta de Probidad: La no presentación de la documentación solicitada se tomará

como Falta de Probidad en cuanto a la información suministrada en el Currículo y en la

Entrevista, por lo que cualquier proceso de Contratación o Ingreso quedará sin efecto

legal ni administrativo.

● D. Carácter no Vinculante: La aceptación de la planilla y documentación, así como la

evaluación del candidato, no implica ningún compromiso por parte de la Universidad

Simón Bolívar de ofrecer o garantizar un empleo al aspirante dentro de la Institución.

● E. Cuenta Nómina: De poseer cuenta en el Banco Mercantil, consignar dos copias de

cheque o libreta donde se detalle el número de cuenta. (IMPORTANTE).

4.2. Declaración Jurada de Patrimonio (Contraloría)

Objetivo del proceso: Cumplir con la obligación legal del Estado venezolano de transparentar la

situación patrimonial de todo servidor público.

Explicación: Al formar parte directa del proceso de ingreso a la institución, así como al

momento del retiro, es un deber legal exigido. El personal del área es responsable de cargar este

certificado para garantizar la solvencia legal del expediente.

Requerimientos:

● Certificado electrónico generado y descargado a través de la página web de la

Contraloría General de la República.

● Envío del certificado al personal del área para su validación en el sistema.

4.3. Concursos para Personal Fijo

Objetivo del proceso: Captar, evaluar y seleccionar al mejor talento disponible para ocupar

vacantes de personal fijo, garantizando el principio de meritocracia y transparencia.

Explicación: Evaluamos la experiencia, habilidades prácticas y el nivel educativo de los

aspirantes frente a las exigencias del cargo. Contamos con concursos de carácter tanto interno

como externo (abiertos al público general). Las vacantes se publican en nuestra web y

carteleras.

Requerimientos:

● Bases de conocimiento debidamente certificadas.

● Soportes originales y copias de estudios formales.

● Constancias que certifiquen la experiencia laboral previa.

4.4. Pasantías (Universitarias y Preparatorias)

Objetivo del proceso: Brindar experiencia laboral práctica y formativa a estudiantes dentro del

ámbito administrativo de la Universidad.

Explicación: Este programa acoge tanto a estudiantes universitarios como de educación

media/técnica que necesitan realizar sus pasantías finales. Es remunerado, se formaliza

mediante una contratación temporal y se adapta al calendario (vacaciones o periodo de clases).

Los pasantes sobresalientes tienen mayores posibilidades de obtener futuros contratos fijos.

Requerimientos Generales:

● Carta de Postulación oficial emitida por el colegio, instituto o universidad de origen.

Requisitos para Solicitud de Pasantías Profesionales para Personal de la Universidad:

● 1. Solicitud de Permiso: Los trabajadores que estudien y deban cumplir con la actividad

académica de pasantías, deberán solicitar por escrito la concesión del permiso

respectivo ante el supervisor inmediato, quien gestionará la autorización con la

Dirección de Gestión del Capital Humano.

● 2. Visto Bueno del Supervisor: Comunicación del supervisor inmediato dirigida a la

Dirección de Gestión del Capital Humano, dando el Visto Bueno a la solicitud de

permiso para la realización de pasantías profesionales.

● 3. Carta de Postulación: Postulación a pasantías expedida por la Institución educativa

donde cursa estudios.

● 4. Calificaciones: Constancias de Notas actualizadas.

● 5. Perfil de Carrera: Perfil Académico de la Carrera cursada.

● 6. Inscripción Académica: Planilla de Inscripción de la actividad académica de

pasantías.

● 7. Síntesis Curricular: Curriculum Vitae actualizado.

● 8. Fotografía: Una (1) foto tamaño carnet.

● 9. Registro de Solicitud: Es indispensable la presentación del formulario "Solicitud de

Pasantías" debidamente llenado ante el Departamento de Administración y Desarrollo

del Personal Administrativo y Obrero para que la solicitud sea registrada formalmente.

● 10. Tiempo de Anticipación: Todas las solicitudes de pasantías deberán realizarse con

antelación (por lo menos quince (15) días antes de la fecha pautada para el inicio de las

mismas), a fin de poder emitir una respuesta oportuna.

● 11. Antigüedad Mínima: El trabajador solicitante debe tener un mínimo de cuatro (4)

años ininterrumpidos de prestación de servicios a la Universidad para solicitar la

concesión del permiso respectivo.

4.5. Evaluación de Desempeño

Objetivo del proceso: Medir y validar mensualmente el rendimiento, actitud y compromiso del

personal contratado para acompañar su crecimiento profesional.

Explicación: Tu supervisor directo medirá aspectos como la puntualidad y responsabilidad

laboral utilizando la escala de: Siempre, Con frecuencia, A veces y Rara vez. Estos resultados

son esenciales, pues justifican la renovación de tu contrato a fin de año y avalan tu participación

en futuros concursos.

Requerimientos:

● Formato de Evaluación Mensual, diligenciado de manera obligatoria por el supervisor

directo.

4.6. Ascensos

Objetivo del proceso: Promover formalmente al trabajador hacia un cargo de mayor

responsabilidad y mejor remuneración dentro de la escala salarial.

Explicación: Cuando el trabajador aumenta su nivel académico y adquiere nuevas

competencias, puede ser considerado para una posición superior. Este proceso no es automático

y debe estar sujeto a la factibilidad analizada por nuestro equipo de RRHH.

Requerimientos y Procedimiento para Ascensos:

● Memo o correo de solicitud y justificación del ascenso/traslado por parte de la

dependencia o supervisor receptor.

● Planilla de solicitud de transferencia o ascenso (original).

● Certificación de disponibilidad presupuestaria emitida por las instancias competentes.

● Títulos académicos actualizados que avalen el perfil para el nuevo puesto (si el cargo lo

requiere, debidamente registrados).

● Constancia de cumplimiento del tiempo mínimo de servicio exigido por la OPSU y un

periodo mínimo de dos (2) años de trabajo en el cargo actual.

● Recaudos adicionales específicos según las exigencias del cargo a ascender.

(Nota: Se encuentra en definición la conformación de un Comité de Evaluación).

4.7. Traslados

Objetivo del proceso: Reubicar al trabajador en una nueva dependencia de la Universidad para

potenciar sus habilidades y solventar necesidades operativas, conservando su sueldo y nivel

profesional.

Explicación: Un movimiento lateral beneficia tanto al empleado como a la institución al alinear

perfiles con áreas de mayor necesidad, requiriendo el aval de todas las partes involucradas.

Requerimientos y Procedimiento para Traslados:

● Memo o correo solicitando el traslado debidamente justificado por parte del receptor /

nueva dependencia.

● Planilla de solicitud de transferencia o ascenso en original (código estandarizado de

solicitud).

● Aprobación formal del supervisor actual y aprobación formal del nuevo supervisor.

● Certificación de disponibilidad presupuestaria correspondiente.

● Títulos académicos y credenciales actualizadas (si el cargo lo requiere).

● Periodo mínimo de dos (2) años de trabajo continuo desempeñando el cargo actual.

● Recaudos adicionales requeridos según las funciones del nuevo puesto de trabajo.

4.8. Reclasificación de Cargo

Objetivo del proceso: Actualizar el nombre del cargo o el grado salarial del trabajador para que

se ajuste legalmente a sus responsabilidades operativas actuales.

Explicación: Si con el paso del tiempo un trabajador ha asumido deberes permanentes mucho

más complejos o su departamento se ha reestructurado, se hace necesario un estudio técnico. Se

evalúa el puesto de trabajo para certificar que el cambio proceda de forma justa.

Requerimientos:

● Solicitud impulsada por el supervisor directo.

● Evaluación y análisis del puesto por parte del personal del área.

4.9. Solicitud y Pago de Primas

Objetivo del proceso: Procesar y otorgar las compensaciones económicas extraordinarias que

correspondan al trabajador por normativas de ley.

Explicación: Entre estos beneficios destacan las primas por antigüedad o por nivel de

profesionalización alcanzado.

Requerimientos:

(Nota: Se encuentra en definición especificar si este trámite se procesa automáticamente por

nómina o si el usuario debe descargar y entregar alguna planilla específica).

4.10. Consignación de Nuevos Títulos

Objetivo del proceso: Mantener actualizado el nivel educativo del trabajador dentro de su

expediente institucional.

Explicación: Al culminar nuevos estudios y superar metas académicas, es obligatorio que el

trabajador informe a la institución. Esto constituye el paso habilitante para optar a futuros

ascensos hacia cargos jerárquicos superiores.

Requerimientos:

● Presentación y entrega del título original o constancia de notas certificadas debidamente

registradas.

4.11. Actualización de Datos Personales

Objetivo del proceso: Mantener vigente y fidedigna la información de contacto y estado civil del

trabajador en los registros universitarios.

Explicación: Aseguramos que todas nuestras bases de datos estén al día para contactar al

personal y procesar sus beneficios correspondientes.

Requerimientos:

● Solicitud iniciada por el supervisor directo detallando los datos a modificar.

● Asistencia presencial del trabajador a las oficinas (si el trámite lo requiere).

4.12. Egreso y Retiro (Renuncias y Nómina)

Objetivo del proceso: Finalizar y cerrar administrativamente la relación laboral del trabajador

con la institución de forma ordenada.

Explicación: Consiste en todos los trámites para la desvinculación total. En el caso específico

de las Renuncias, el flujo es el siguiente: la Dirección de Gestión del Capital Humano (DGCH)

recibe y realiza la aceptación formal de la renuncia; luego se envía dicha renuncia al

Departamento de Administración de Personal (DAP) para generar el Movimiento de Personal

correspondiente, el cual finalmente llega a Nómina para procesar el egreso definitivo.

Requerimientos:

● Planilla de Paz y Salvo diligenciada.

(Nota: Resto de los documentos y liquidaciones pendientes por listar de manera definitiva)