Procedimiento de recepción y archivo de los reposos, permisos y justificación de ausencia
La Dirección de Gestión del Capital Humano tiene el deber de notificarle a toda el personal supervisorio, que en el marco del proyecto de digitalización de los expedientes de personal a través del Sistema Alejandría, se ha convenido alinear el procedimiento de recepción y archivo de los documentos asociados a reposos, permisos y justificación de ausencia, conforme los lineamientos de la Unidad de Información de Recursos Humanos de la Dirección de Gestión de Capital Humano.
En este sentido, todos los reposos y permisos hasta tres (3) días deberán quedar en custodia del Departamento de adscripción del trabajador, en un archivo destinado para tal fin. Si el reposo de tres (3) días se encuentre dentro del periodo vacacional, se recibirá para efectos de días pendiente de vacaciones, lo cual debe estar indicado a través de una comunicación dirigida a la DGCH.
Los reposos superiores a tres (3) días deberán ser enviados a Gestión del Capital Humano a través del Supervisor, a fin de su seguimiento y control por parte de la Sección de Calidad de Vida. Estos reposos serán los únicos que consignarán al expediente del trabajador.
Los permisos superiores a tres (3) días que son emitidos por Gestión del Capital Humano, y los mayores a un (1) mes aprobados por el Vicerrector Administrativo, conforme lo establece el Instrumento Normativo, serán los que se incorporen en el expediente del trabajador.
En el caso del formato de Justificación de Ausencia, sólo serán remitidos a Gestión del Capital Humano aquellos casos en donde la ausencia es "injustificada", con lo cual se generará a petición del Supervisor una suspensión del Ticket Alimentación correspondiente, lo cual se elevará al Departamento de Relaciones Laborales para certificar la validez de la petición.
No se considera ausencia injustificada problemas de salud, emergencia con algún familiar o cualquier otra circunstancia donde el trabajador pueda demostrar el inconveniente que impidió su asistencia.
En el caso de alguna situación que active un procedimiento de Salud Ocupacional y/o Relaciones Laborales, se le podrán solicitar al Supervisor acceso al registro del trabajador que este siendo atendido, a fin de conformar el expediente respectivo.
Finalmente, se procederá a devolver a los Supervisor para su custodia, todos los reposos, permisos y justificaciones de ausencia que se encuentren contemplados dentro de las anteriores indicaciones.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CAPITAL HUMANO
